Đối với một vài sự kiện được tổ chức ở một vài tỉnh, nhiều chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với nhiều event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với đa số chuyến đi xa như thế này thì cần phải có một vài chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team thực hiện sự kiện đó bởi lẽ có không ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm một số khoản đi lại, ăn ở, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia đa số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một số nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).tốt nhất bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời một vài câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có đa số khách sạn ở một số tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng ở những hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi thực hiện event. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu có)…

cong ty to chuc su kien tat nien

Mua sắm vật dụng: Có những vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, nguyên nhân vì đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là một số rủi ro nên lưu ý khi tổ chức một vài event tại đa số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi lẽ tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc thực hiện event tại tỉnh xa.